从你发来一条需求，到开场那晚：六个环节各管什么

六个环节，从上往下一条工序单

每一行左边是序号和大致占用的时间，右边写四件事：谁负责、你要准备什么、大概多久、这一步拿到什么结果。

1. 01 当天回音

   需求沟通

   对接人先问三件事：打算几点开场、来多少人、想要什么气氛。你不用准备正式文档，说清这三样就够启动。聊完会直接告诉你哪些档位对得上，哪些条件目前排不进去，省得后面反复改。

   谁负责

   会馆的派对对接人，由客服转一位固定对接

   你要准备

   人数区间、想去的日期、两三个氛围关键词

   这一步拿到

   档位建议，加一份当下可用时段清单

2. 02 1 个工作日

   场地与时段确认

   档位定了以后先把日子锁住。这一步最怕“再看看”，热门时段的厅别通常被更早定下的场次占着，晚一天可能就得换厅。确认后你会拿到一份写明厅别、到场时间与使用时长的书面确认。

   谁负责

   场地排期同事，按厅别档期分配

   你要准备

   确认最终日期与到场时间，报出确定人数

   这一步拿到

   厅别与时段锁定，书面确认一份

3. 03 48 小时内

   方案与报价

   方案策划把前面聊的内容落成一页纸：什么时间做什么、哪几个环节必须有、哪些可以砍。报价同步给到，档位包含项和加购项分开列，餐饮、演职人员、拍摄都写清是选配，不用猜哪一项额外算钱。

   谁负责

   方案策划，一位跟到底

   你要准备

   标出“必须有”和“可以不要”的环节

   这一步拿到

   可执行方案一页，加报价明细

4. 04 2–3 个工作日

   视觉与曲目

   这一步决定现场好不好看、好不好带节奏。灯光亮度、色温、进场音乐、高潮段落的曲目，都在这里定稿。你有参考图或歌单就发过来，没有的话给几个形容词也行，灯光与音响同事会出一版再一起调。

   谁负责

   灯光与音响同事，两人一组

   你要准备

   参考图、歌单、主视觉素材（活动名或主题色）

   这一步拿到

   视觉与曲目定稿清单

   

5. 05 约 60 分钟

   彩排走场

   开场前一天到现场走一遍，按流程单的顺序过：谁在什么时候上台、蛋糕从哪一侧推、抽奖环节音乐从第几秒进。走一遍通常就能发现两三个顺序上的小毛病，当天不至于现场手忙脚乱。

   谁负责

   现场执行主管，带一名灯光同事

   你要准备

   确认流程顺序与关键时间点，来一到两人即可

   这一步拿到

   流程单定稿，各岗位人手一份

6. 06 按场次时长

   开场执行

   当天你只需要提前 30 分钟到场，把随身物品和蛋糕交给前台，剩下的交给执行团队。收尾时拍摄素材会一并交给你，聚会结束当天就能发出去，不用再回头找人要照片。

   谁负责

   现场执行团队，主管全程在场

   你要准备

   提前 30 分钟到场，确认最终到场人数

   这一步拿到

   整场按流程单走完，拍摄素材交付

从确认到开场：T-14 到 T-0

把六个环节摊到时间轴上就是这样。常规场次留两周足够松快，赶一点的话把彩排和视觉两段压紧也能走完。

1. T-14 → T-10

   把方向定下来

   日期、人数区间、想要的氛围发过来，当天就能拿到档位建议与可用时段。这一段拖得越久，后面可挑的时段越少。

2. T-10 → T-7

   厅别与时段落定

   确认最终日子和到场时间，收到书面确认。到这一步场地就锁住了，之后改动需要看当天档期。

3. T-7 → T-5

   方案与报价到手

   48 小时内给到可执行方案与报价明细。要加餐饮、演职人员或拍摄的，在这一步一并说，免得后面单独排队。

4. T-5 → T-3

   视觉与曲目定稿

   素材交齐之后，灯光明暗、曲目顺序、进场节点逐条对上。这一段需要你或者你的一位同伴花半小时确认一版。

5. T-3 → T-1

   彩排走场

   开场前一天到现场走一遍，大约 60 分钟。流程单在这里定稿，各岗位当场拿到自己的版本。

6. T-0

   开场

   提前 30 分钟到场交接，之后按流程单往前走。结束当天拍摄素材交到你手上。

三个最容易卡住的地方

绝大多数场次延误，都不是卡在我们这边，而是这三个动作晚了。点开看每个卡点的提前准备动作。

素材交得太晚，把视觉和曲目挤到最后三天

主视觉、参考图、歌单这三样如果拖到 T-3 才给，灯光与音响只剩一天调，通常只能出一版通用方案。提前动作：在需求沟通那一步就把手上有的素材一次性发过来，哪怕只是几张喜欢的截图和一首歌，也比空着强。

人数到最后一周才定，厅别和预算一起推翻

十人和三百人用的是完全不同的空间，人数一变，厅别、桌位、餐饮份数、演职人员配置都得跟着改。提前动作：先在 T-14 给一个区间，比如“三十到四十人”，我们按上限排空间，后面人数小幅浮动不用重排。

只留出半小时彩排，现场顺序全靠临场反应

生日惊喜、视频播放、抽奖这几类环节如果不走一遍，当天最容易在音乐切入点和出场顺序上乱。提前动作：把彩排锁定在开场前一天，安排一到两位同伴到场，只需 60 分钟，把关键节点过掉就行。

从这里继续

流程清楚了，接下来按你的情况挑一条往下走。

• 01
  五档方案对照：先看人数和主题落在哪一档

  轻聚会、主题专场、企业日、直播厅专场、整馆包场摆在一起比，每一档包含什么、加购什么，一回看清。

• 02
  按口味挑厅别：三分钟自测

  还不知道要脱口秀、音乐现场还是互动剧场，先用几个问题把厅别和时段缩小到两三个。

• 03
  到店全流程：预约到入场要多久

  从进门到坐下平均 8 分钟，五个环节分别谁管、现场怎么走，去之前先看一遍。

• 04
  联系入口：把时间定下来

  客服电话 13950782748、邮箱 info@fun-chaosheng.com.cn，工作日 10:00–22:00 由真人应答，节假日留言 24 小时内回复。

想省事就直接打电话，把日期、人数和想要的感觉说一遍，我们当天给你回一份档位建议。定制流程到开场只有一次沟通是你必须亲自出面的，其余我们接手。玩转超圣，娱乐无界。